华南师范大学计算机学院

计算机学院本科学生科研立项及竞赛工作经费使用指引

华南师范大学计算机学院/科技创新2016-10-17 12:04:48来源:华南师范大学评论:0收藏本文

为了明确学院学生科研竞赛组织工作经费开支、立项工作经费开支的管理,提高工作效率,现将学校财务工作管理工作的情况说明如下,其中涉及到报销的事宜,仅提供参考,以学校财务处的意见为准。



指引目录

第一部分  经费审批与经费使用说明

第二部分  科研立项经费

第三部分  教学工作经费

第四部分  报销的票据、材料的准备与检查

第五部分  借款

第四部分  示范




第一部分  经费审批与经费管理说明

●经费审批

一、科研立项经费(不包括金种子项目):不需要进行审批,但须取得指导教师的同意。

二、参赛经费和竞赛组织经费:应实行经费提前预算并进行审批的方式确定开支,须按以下要求进行经费提前审批。没有进行审批的经费不予报销。

三、各类创新创业工作使用经费的审批流程如下:

1.校外参赛费用申请:点击这里填写申请表,并在該处下载审批表格进行填写,并到陈国球老师处办理相关审批手续。

2.校内竞赛组织费用申请:点击这里填写申请表,并到陈国球老师处办理相关审批手续。

3.金种子科研项目经费使用申请:自行起草经费使用申请书,应说明经费的用途和开支细目,经指导教师签字后到陈国球老师处办理相关审批手续。。

●经费管理说明

学校的经费(包括所有的经费)都是按国家、省和学校的相关规章制度进行管理,由学校财务处统一进行管理,具体的管理法规可查看财务处公布的规章制度:

http://hscw.scnu.edu.cn/class.asp?classid=4

大体对学生需要提醒以下方面:

一、所有的经费开支,凡校外开支都需要合法的票据,如发票或盖有财政厅公章的收据(仅限于事业单位如医院、学校等开具的事业单位收据);

二、大额经费(1000元以上)原则上需要通过银行操作(转账或支票),如涉及大额经费开支,需要与老师进行沟通处理。

三、涉外开支,如出国参赛等,需要按规定到学校国际交流合作处进行报批,否则提供的票据无效,不给予报销。

四、提供的发票的付款人应该是“华南师范大学”,不能多一字,也不能少一字。

五、发票最好上有详细的货名、单位、单价、数量等信息,如没有,则需要提供送货单或购物清单;否则,不一定能通过学校财务处的审查。

六、根据学校最新的规定,经费的使用须符合《华南师范大学公务卡使用管理规定》,具体要求见第四部分《报销的票据、材料的准备与检查》。




第二部分  竞赛工作经费

一、竞赛工作经费的来源与管理

竞赛工作经费来源于学校的本科学生培养经费拨款与专项经费拨款,经费管理人为负责科研工作的副院长,学院学生创新创业工作促进委员会可申请使用的主要包括ACM竞赛专项经费、学科活动组织经费。

ACM竞赛专项经费主要用于:校内ACM竞赛的组织工作、派遣选手参加校外ACM竞赛、ACM队伍训练工作等方面。

学科活动组织经费主要用于:学术讲座、学科竞赛活动以及其他与学风建设有关的活动的开支。

二、竞赛工作经费的报销

1.流程一:按本指引第四部分的要求,准备票据,并填写报销明细(点击这里在线填写)

2.流程二:将准备好的票据,交陈国球老师进行审查;

3.流程三:由陈老师进行网上财务系统申报,并打印报销单与签字,并提交学院主管教学的副院长进行审批;

4.流程四:将已经由学院副院长签字的报销单和票据到院楼110办公室加盖学院公章;

5.流程五:将已经盖章的报销单和票据到学校行政楼财务处报账大厅,扫描并投递。

6.流程六:在投递后五个工作日左右向陈老师核对是否已经报销到位,如已到位,则向报销人转账。




第三部分  科研立项经费

一、科研立项的来源与管理

科研立项经费来源于学校团委、学校教务处的专项经费拨款和学院自筹经费,主要包括:大学生创新创业计划工作专项经费、校级学生课外科研立项工作专项经费、院级学生课外科研立项工作专项经费。

大学生创新创业计划工作专项经费、院级学生课外科研立项工作专项经费的管理人为学院主管教学的副院长;校级学生课外科研立项工作专项经费的管理人为学院党委副书记。

这部分教学工作经费主要用于:科研立项项目的管理和资助。


二、科研立项经费的的报销流程

(一)科研立项经费(除了金种子项目)的使用不需要进行经费提前报批,但需要按学院学生创新创业工作促进委员会的要求,在每月汇报时提交经费使用情况说明;金种子平台立项项目使用经费前须按规定提交经费预算申请并报批。

(二)由于科研立项经费的情况复杂,须按以下不同情况进行说明,请根据具体的项目内容查看报销流程。


(三)2014年及之前立项的大学生创新创业计划项目报销。

1.流程一:按本指引第四部分的要求,准备票据;

2.流程二:将准备好的票据、报销单(一式二联,在学院110办公室领取并填写),交学院学生创新创业工作促进委员会秘书进行预审;

3.流程三:将准备好的票据、报销审批表交由项目指导教师签字;

4.流程四:将票据、报销审批表交到报送教务处实践教学科(石牌校区行政楼208室)进行审查并签字、盖章;

5.流程五:将已经盖章的报销单和票据到学校行政楼财务处报账大厅,扫描并投递。

6.流程六:该项经费的报销结果直接进入报销人(或指导教师)的帐户,请注意查收。

重要提示:该项大创活动的经费,请在每年12月初之前使用,年末省财厅会回收还没有使用的经费,如该项目还没有结题,会在第二年的四月份后重新下拔,但如已结题,则不再下拔。


(四)2015年及之后立项的大学生创新创业计划项目、院级学生课外科研立项项目报销。

1.流程一:按本指引第四部分的要求,准备票据,并填写报销明细(点击这里在线填写)

2.流程二:将准备好的票据陈国球老师进行审查;

3.流程三:由陈老师进行网上财务系统申报,并打印报销单与签字,并提交学院主管教学的副院长进行审批;

4.流程四:将已经由学院副院长签字的报销单和票据到院楼110办公室加盖学院公章;

5.流程五:将已经盖章的报销单和票据到学校行政楼财务处报账大厅,扫描并投递。

6.流程六:在投递后五个工作日左右向陈老师核对是否已经报销到位,如已到位,则向报销人转账。


(五)校级学生课外科研立项项目报销。

1.流程一:按本指引第四部分的要求,准备票据,并填写报销明细(点击这里在线填写)

2.流程二:将准备好的票据陈国球老师进行审查;

3.流程三:由陈老师进行网上财务系统申报,并打印报销单与签字,并提交学院党委副书记(院楼208)进行审批;

4.流程四:将已经由学院党委副书记签字的报销单和票据到院楼110办公室加盖学院公章;

5.流程五:将已经盖章的报销单和票据到学校行政楼财务处报账大厅,扫描并投递。

6.流程六:在投递后五个工作日左右向陈老师核对是否已经报销到位,如已到位,则向报销人转账。


(六)金种子平台立项项目报销。

1.金种子平台立项项目经费的使用,须按本指引第一部分的要求进行预算和审批,没有经过审批的经费不得报销。

2.其它流程参考校级学生课外科研立项项目报销进行。




第四部分  报销的票据、材料的准备与检查

1.检查发票是否符合要求,票据和文件是否齐全:

(1)发票应该是合法、真实、完整、准确、及时的。各要素齐全,例如:有效的开票日期,完整的发票专用章,大小写金额一致,无涂改或挖补。

(2)发票的付款人应该是“华南师范大学”,不能多一字,也不能少一字;自2015年12月起开支的费用,须附上经本人签名的银行刷卡单。

关于银行刷卡单的说明:

根据《华南师范大学公务卡使用管理规定》,凡发生因公开支的,须使用公务卡(教职工)或银行卡(学生学费卡),在报销时附上本人签名的银行卡消费凭证或POS单,如因网购等无法提供POS单的,可以打印网上银行电子对账单(须包括卡号、消费时间、消费金额等信息)。

如因客观条件无法进行刷卡结算的,须提供证是材料,经学院盖章、主要领导签字后方可报销。

以下情况可暂不使用公务卡进行结算:在县级以下(不含县级)地区不具备刷卡条件场所发生的因公开支;快递费、过路桥费、公共汽车和出租车费等目前无法刷卡的开支。

(3)如发票上的内容有“附清单”字样,则须附上清单;

(4)发票的列支内容应该是符合工作需要的开支,并符合工作开展的常理。

(5)如有需要,请附上其它的材料,分别如下:

如购买保险(购买交通票据时附的保险除外),请付上保单、合同及其它保险公司出具的所有材料;

如网上购物出具广州市以外的发票,请打印订单页面;

(6)涉及差旅的开支,须符合《华南师范大学差旅费管理办法》(下载地址http://pan.baidu.com/s/1dDdSqLN)的相关标准与要求。

(7)参加的比赛如涉及参赛费的,需要同步提交比赛的邀请函或比赛通知等注明缴费标准、盖有公章的纸质文件,这部分文件可能来在交费时与发票同步发放、或在比赛的官网上提供PDF等格式的文件下载后自行打印。

2.粘贴发票

经费使用人(部门),到学院110办公室领取发票粘贴单,将发票按规定粘贴,注意:发票须严格按财务处的要求进行粘贴(可点击这里下载示范PPT查看粘贴要求),注意事项如下:

(1)小张在下面,大张在上面;

(2)不能超出边缘与粘贴线;

(3)粘贴好之后应该能查看主要信息,包括日期、金额、项目、单位名称、公章等。

(4)票据尺寸大于粘贴单的,应对齐粘贴单的上边(或下边),另一边折叠调整在粘贴单内。

(5)票据数量较少时可按内容及类别依次粘贴在同一张粘贴单上。

(6)票据数量较多时,先按业务类型进行分类,如:图书报刊、办公用品、印刷费、邮电费、实验材料、业务费、差旅费等;同一业务类型的发票宜粘贴在同一粘贴单上。

(7)出差期间产生的各项费用的票据,应统一归集到当次差旅业务中,如在出差地的市内交通车票、住宿费及因公零星购物发票等,必须跟随往返交通票才准予报销,如有特殊情况须出示情况说明文件。

(8)粘贴好之后的发票应该平整,不能导致某一部分或角落拱起,方便装订。

3.签字

在所有的发票的背面,使用黑色签字笔或钢笔,签上经手人和核对人的名字,经手人是该交易的发生人,核对人如是学生组织则为其负责人,如是科研项目则为指导教师。

部分发票可能背面涂黑无法签字,这时请在正面的空白处签字。

4.填写报销明细表

请填写《计算机学院学生创新创业经费报销明细登记》(点击在线填写)

填写要求:

差旅报销(如外出参赛):按交通费、参赛费、住宿费、市内交通费、伙食费、其他开支成功分类。

其它报销:按用于报账的发票的类别进行填写,同一类别的发票可合并计算,支出类别须按下表中的类别填写。

(1)办公费:反映机关部处购买的日常办公用品、书报杂志等支出(院系的办公耗材请在专用材料费中支出)

(2)印刷费:反映印刷、打印、复印、彩扩、翻拍、誊写、图书出版、版面费等支出;

(3)咨询费:反映咨询方面的支出;

(4)手续费反映银行手续费等各类手续费支出

(5)邮电费反映各种信函、包裹、货物等物品的邮寄费反映电话费、电报费、传真费、网络通讯费

(6)租赁费反映专用通讯网络租赁使用费购置各种数据库使用权所发生的费用除租赁学生宿舍和专用通讯网及数据库之外的其他租赁费用,如场地、设备租借费;

(7)会议费反映举办会议发生的费用,包括场地租金、住宿费、交通费、伙食费以及资料印刷费等;反映学生参加比赛需要的住宿费、交通费、伙食费及参赛费等;

(8)培训费:反映各类培训支出,包括教职工进修学费、业务培训费等;

(9)专用材料费:反映购置办公耗材和用品、实验用品、教学用品、专用服装、消耗性体育用品、专用工具和小型仪器等材料开支;

(10)委托业务费:反映因委托外单位办理业务而支付的费用。如:委托测试费;

(11)交通费用:反映各单位交通工具的运行维护费。如燃料费、维修费、过桥过路费、保险费等;

(12)其他商品和服务支出:包括广告宣传费(反映学校开展教学活动发生的广告宣传费)、保险费(反映应由学校或校内各单位负担的临工保险费、学生外出活动购买短期意外保险支出)、其他(反映上述项目未包括的日常公用支出。如诉讼费、赔偿费、协会会费、专利代理费等);

(13)办公设备购置:反映按规定应纳入固定资产核算范围的办公家具和办公设备的支出(须提前经资产处审批,并办理手续);

(14)专用设备购置:反映按规定应纳入固定资产核算范围的各类专用设备的支出。如实验设备、通信设备、交通监控设备、工程机械、专用仪器仪表、文艺设备、体育设备等(须提前经资产处审批,并办理手续);

(15)信息网络及软件购置更新:反映按规定应纳入固定资产核算范围的信息网络方面的支出。如构建信息网络所需要的计算机硬件、软件、开发、应用开支等;

(16)其他资本性支出:反映图书购置支出;专利权的购置支出;除商标权、著作权、土地使用权、非专利技术等无形资产购置支出以及文物、陈列品、档案动植物等固定资产支出。


5.票据审核

科研创新工作经费报销工作的票据审核由陈国球老师负责,请直接与陈老师预约进行经费预审,预审的主要内容包括:

(1)票据是否符合规定;

(2)开支是否合理,是否符合财务管理规定;

(3)票据粘贴是否正确;

(4)票据统计是否正确。




第七部分  借款

如因工作或科研需要,可以在工作预算或立项经费范围内向学校借款。

借款的使用须符合学校财务管理规定,并按期还款;毕业前没有履行还款手续的,按毕业资格审查没有通过处理。

借款的手续如下:

1.填写借款申请表(点击这里在线填写)

2.到陈国球老师办公室办理申请审核,并打印该申请表;

3.由陈老师在财务系统提交网上借款申请,并签字。

4.按不同的类型由经费管理人进行审批,并进行盖章。(手续参考报销流程)

5.持已经盖章的借款申请,到学校行政楼财务处报账大厅,扫描并投递。

6.在投递后五个工作日左右向陈老师核对是否已经经费报销到位,如已到位,则转账到个人帐号或支付宝。




第八部分  示范


案例示范一:2015年学院ACM协会组织张三等三名同学到北京大学参加ACM/ICPC亚洲大陆赛区北京赛区比赛的票据检查情况如下。

一、需要在工作开展前提前准备的文件包括:

1.按第一部分进行经费申请与审批;

2.购买保险(可自行上网购买短期旅游险);

3.签署自愿参加活动的声明(由于该项活动是外出活动,存在一定的危险性,需要告知家长,并承担一定的责任);

二、工作过程中需要收集或准备的票据和材料说明

1.交通费

三名同学是乘坐飞机去北京参加比赛,回来时是座火车回来。因此其报销的交通费包括:

(1)三人从学校去机场的机场大巴的车票;

(2)行程单三张、登记牌三张,如是网上购票,还需要打印订单页面;

(3)从北京机场到北京大学的公共交通(如地铁或公交)的票据;

(4)其它的在出差地点发生的必要的市内公共交通费用的票据;

(5)从北京大学到北京火车站的公共交通(如地铁或公交)的票据;

(6)北京到广州的火车票;

(7)从广州火车站到学校的公共交通(如地铁或公交)的票据。

以上票据的报销,按华师[2014]104号《华南师范大学差旅费管理办法》的规定,出差人员出差期间所发生的城市间交通费规定标准内凭据报销;在校学生的标准为:动车二等座或轮船(不包括旅游船)三等舱。

因此在这三名同学准备的以上票据中,飞机票只能按同路程火车票(或动车二等座)车票价格报销;如果机票价格低于同路程火车票(或动车二等座)车票价格的,可凭机票价格报销;同样,如该三名同学购买的火车票是卧铺或一等座,则参考飞机票处理。

同时,发生的其它交通费用中,如能乘坐公共交通抵达的,原则上应使用公共交通工具,如需打的需要经过审批。

2.住宿费、伙食费:按实际发生情况出具,以住宿费每人每天不超过260元,伙食费每人每天不超过100元的额度内实报实销,须提供发票和POS单。

3.保险费:这部分同学在出去之前,按学院的要求购买短期旅游意外保险,需要提供:发票、保单、投保人名单等保险公司出具的材料和银行卡使用记录。

4.参赛费:按组委会规定,每支参赛队伍需要交费1000元,因此,需要在交费时索取发票和比赛邀请函(盖有公章),同时提供POS单。

三、工作结束后需要完成的工作

1.按本指引第四部分检查票据、文件是否齐全与符合规定;

2.按本指引的第四部分粘贴发票,并签字。

3.统计发票,在线填写《报销明细表》。

4.与陈老师预约,安排时间审查票据并进行报销。